Organizzazione eventi aziendali

EVENTI AZIENDALI

Gli eventi aziendali sono un appuntamento fondamentale per ogni azienda di successo e permettono di attirare l’attenzione sul brand. Sapersi occupare dell’’organizzazione eventi aziendali significa poter contare su idee, risorse e strumenti pensati per fare la differenza e distinguersi dai competitor. Quali sono i segreti per organizzare un evento aziendale di successo, a chi affidarsi per l’organizzazione eventi aziendali e quali location eventi aziendali scegliere?

ORGANIZZAZIONE EVENTI AZIENDALI PROFESSIONALI

Gli eventi aziendali rappresentano un importante strumento di marketing, che permette di consolidare le relazioni esistenti, trovare nuovi contatti e aprirsi a nuove opportunità di business. Un evento aziendale ben organizzato dà valore al brand e il ritorno in termini di immagine è spesso di gran lunga più importante del ritorno economico.
Quando si parla di evento aziendale, le aziende possono organizzare congressi, convention, meeting, cene e manifestazioni no profit. Per ogni evento è importante scegliere la miglior location eventi aziendali. Come occuparsi dell’organizzazione eventi aziendali di successo? Molto dipende dalla scelta della location eventi aziendali, anche se va messa la massima cura e serietà in ogni aspetto dell’organizzazione eventi aziendali.

I MIGLIORI LOCALI A ROMA PER IL TUO EVENTO AZIENDALE

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Agenzia di organizzazione eventi aziendali

Ci sono molto aspetti di cui bisogna tenere conto quando si organizza un evento aziendale. Si tratta di tante cose e per questo è importante rivolgersi ad un’agenzia specializzata. Solo così potrai garantire il successo del tuo evento aziendale, potendo contare su un team di professionisti che si occuperà di ogni aspetto creativo e logistico. Chi si rivolge a DJ Service Roma per l’organizzazione dell’evento aziendale può contare su:

  • strutture e location ideali per ogni tipo di evento;
  • coinvolgimento di fornitori professionali per ogni tipo di servizio;
  • consigli e supporto in tutte le fasi dell’organizzazione dell’evento.

Affidarsi a specialisti dell’organizzazione degli eventi aziendali significa creare un evento di successo, che si basa sui seguenti elementi:

  • capacità di proporre contenuti originali, attrattivi e notiziabili che attirano l’attenzione degli invitati e conquistano anche i media;
  • capacità di coinvolgere un ampio pubblico con una ricaduta positiva sul territorio;
  • capacità di coinvolgere personalità di rilievo nel settore di riferimento;
  • capacità di offrire un’esperienza al visitatore e lasciarlo con un ricordo piacevole.

Tutti questi elementi permettono alle aziende di organizzare eventi di successo, indipendentemente dalla tipologia (meeting, convention, riunioni, cene di gala) e dalla location scelta.

 

Obiettivi, target e budget

Ogni evento necessità di un brief accurato che comprenda la definizione di obiettivi, target e budget a disposizione. Chi organizza eventi aziendali conosce bene l’importanza di fissare nero su bianco questi aspetti, in modo da vedere cosa può essere fatto in funzione delle proprie disponibilità. Ogni aspetto legato all’organizzazione eventi aziendali va valutato con attenzione, compresa la location eventi aziendali e l’investimento. Anche con piccoli budget si può dar vita a un evento di successo capace di portare ai risultati desiderati.

Location eventi aziendali

La scelta della location eventi aziendali è una delle decisioni più importanti da prendere e anche e soprattutto dalla location dipende il successo dell’evento aziendale. Il consiglio è quello di pensare subito alla location eventi aziendali ideale: giardino, hotel, ville…

Quando si sceglie il luogo in cui organizzare l’evento è importante valutare gli spazi, il costo, la tecnologia offerta, ma anche l’assenza di barriere architettoniche. Il consiglio è quello di fare un sopralluogo in fase progettuale per accertarsi delle reali caratteristiche della location. Successivamente è importante creare il contesto perfetto per l’evento, uno dei compiti principali di chi si occupa di organizzazione eventi aziendali.

Come scegliere la location per l’evento aziendale

Uno dei fattori su cui si basa il successo dell’evento è la scelta della location, dato che non tutte le location vanno bene per ogni evento aziendale. Sulla base delle diverse esigenze sono disponibili varie soluzioni, vediamone alcune.

  1. Riunioni e meeting: in questo caso è sufficiente una sala di dimensioni contenuto adatta ad ospitare poche persone, come la sala meeting.
  2. Eventi, spettacoli e concerti: in questo caso è richiesto uno spazio grande, capace di contenere e ospitare in sicurezza un gran numero di ospiti. Una valida soluzione sono gli auditorium, ma se l’evento è davvero di grande portata si può pensare al noleggio di un palazzetto.

I tre criteri per scegliere la location ideale per l’evento aziendale sono:

  • portata: prima della ricerca della location è bene conoscere il numero dei partecipanti all’evento, in modo da escludere a priori le strutture troppo piccole;
  • posizione: la location deve essere abbastanza in centro e facilmente raggiungibile da tutti gli invitati all’evento;
  • servizi: nella scelta della location vanno valutati con attenzione anche i servizi offerti, come il proiettore per le presentazioni o l’area ristoro per il coffee break.

Una volta trovata la location per evento aziendale perfetta al 100% è il momento di occuparsi del rinfresco per gli invitati. Il consiglio è contattare un’agenzia per l’allestimento della sala e un’impresa di catering per i piatti da proporre.

Engagement

Un evento è costituito dalle fasi pre-evento, evento e post evento e in ogni fase è importante gestire il contatto con fornitori, collaboratori e clienti. La scelta della location e la cura di ogni aspetto organizzativo sono fondamentali e non bisogna dimenticarsi di puntare all’engagement. Ogni evento di successo si basa sul prendersi cura degli ospiti, prevedendo momenti di pausa se è di lunga durata (coffee break) e un buffet al termine per intrattenere gli invitati.

Non meno importanti sono gli eventi organizzati per creare adesione ai valori aziendali e senso di appartenenza tra i dipendenti. Anche in questo caso è importante trasmettere un’immagine positiva del brand e offrire un’esperienza piacevole.

Promozione

Il successo dell’evento si basa su una attività di promozione e comunicazione. Nel caso dei piccoli eventi interni all’azienda basterà recapitare un invito con una brochure e del materiale organizzativo. I grandi eventi, invece, devono prevedere del budget da dedicare alla campagna pubblicitaria in TV, radio, stampa e con affissioni. Nel caso del lancio di un nuovo prodotto è importante invitare non solo i potenziali clienti, ma anche i media e gli opinion leader. Oltre ai canali tradizionali si consiglia di promuovere l’evento sui social media, per raggiungere in modo mirato il target e rafforzare il legame con il pubblico nl corso dell’evento.

Chi si occupa di organizzazione eventi da creare un piano di comunicazione ad hoc e per questo è sempre importante rivolgersi ad agenzie specializzate, con una mentalità flessibile e la capacità di gestire ogni imprevisto. Le agenzie che lavorano nel campo dell’ideazione, progettazione e realizzazione eventi sono veramente tante, ma il consiglio è di scegliere chi sa distinguersi per stile e originalità.

Atmosfera dell’evento aziendale

Quando si organizza un evento aziendale è bene creare un’atmosfera coerente con il tipo di evento. Un evento di networking, ad esempio, deve prevedere spazi per la socializzazione, l’incontro e l’interazione tra i partecipanti. Il consiglio è di rivolgersi in agenzie specializzate in organizzazione eventi per assicurare la perfetta riuscita dell’evento aziendale.

Gadget promozionali

Altri eventi sono pensati per lanciare un messaggio agli invitati. In questo caso si possono prevedere gadget promozionali da consegnare al termine dell’evento. Si tratta di un pensiero sempre gradito e che alzerà la popolarità del brand e la brand awareness.

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